چگونه دفتر بدون کاغذ معضل مدیریت پرونده را حل می کند؟

بیایید ابتدا در مورد چگونگی سردرد دفتر سنتی صحبت کنیم: کابینت پرونده پر است و پیدا کردن قرارداد مدت زمان زیادی طول می کشد. اسناد مهم به راحتی از بین می روند یا آسیب می بینند. ادارات اسناد مانند پخش "عبور از بسته" را تصویب می کنند. این مشکلات را می توان به طور مؤثر توسطسیستم اداری بدون کاغذ.

1. تشکیل پرونده الکترونیکی جایگزین تجمع کاغذ است

مستقیم ترین مزیت دفتر بدون کاغذ ، ساخت پرونده ها "آنلاین" است. همه اسناد در نسخه های الکترونیکی اسکن شده و در سیستم ذخیره می شوند و از قالب های مختلفی مانند PDF و Word پشتیبانی می کنند. به عنوان مثال ، سیستم مدیریت قرارداد شرکت ما اکنون فقط برای بازیابی پرونده کامل در مدت 3 ثانیه فقط باید شماره قرارداد را وارد کند و دیگر نیازی به شلاق زدن از طریق کابینت ها نیست.

2. جستجوی هوشمند و موقعیت یابی سریع

بزرگترین مزیت پرونده های الکترونیکی این است که می توان آنها را جستجو کرد. تابع جستجوی متن کامل داخلی سیستم می تواند توسط کلمات کلیدی ، تاریخ ها ، نویسندگان و ابعاد دیگر جستجو کند. هفته گذشته ، اداره دارایی سه سال پیش به دنبال فرم بازپرداخت بود. این کار طولانی مدت طول می کشد تا پرونده ها را بچرخانید ، اما اکنون پس از ورود به "هزینه های سفر در سال 2022" بیرون می آید.

3. کنترل نسخه برای جلوگیری از سردرگمی

ترسناک ترین چیز در مورد اسناد کاغذی این است که آنها دائماً مورد تجدید نظر قرار می گیرند و هیچ کس نمی داند آخرین نسخه را دارد. سیستم اسناد الکترونیکی به طور خودکار نسخه های تاریخی را ذخیره می کند و مجوزهای اصلاح را تنظیم می کند. پیشنهاد برنامه ریزی بخش بازاریابی ما اکنون به نسخه 15 مورد بازنگری قرار گرفته است ، و سیستم به وضوح ثبت می کند که هر تجدید نظر و چه زمانی را انجام داده است.

4. دفتر تلفن همراه محدودیت های فضا را شکست می دهد

با داشتن یک سیستم بدون کاغذ ، تلفن های همراه نیز می توانند در هر زمان به پرونده ها دسترسی پیدا کنند. دفعه قبل ، رئیس من درخواست نقل قول در فرودگاه کرد ، و من مستقیماً از طریق تلفن همراه خود وارد سیستم شدم تا آن را برای او ارسال کنم ، که سریعتر از تحویل اکسپرس بود. من می توانم هنگام مسافرت همه پرونده ها را با رایانه لوحی اداره کنم و می توانم نیمی از آن را در چمدان خود بسته بندی کنم.

5. پشتیبان گیری ایمن برای جلوگیری از از دست دادن

پرونده های مهم پس از اسکن به طور خودکار از ابر پشتیبان تهیه می شوند ، بنابراین حتی اگر رایانه خراب شود ، دیگر نیازی به نگرانی نیست. ما با یک فاجعه روبرو شده ایم که در آن دفتر آب گرفتگی شده و تمام پرونده های کاغذی از بین رفته است. اکنون پرونده های الکترونیکی دارای پشتیبان گیری سه گانه هستند که بسیار ایمن تر هستند.

6. دفتر سبز هزینه ها را کاهش می دهد

بیایید برخی از محاسبات را انجام دهیم: کاغذ A4 در هر بسته 20 یوان هزینه دارد و این شرکت از 100 بسته در هر ماه استفاده می کند که 24000 یوان در سال است. مواد مصرفی چاپگر ، کابینت تشکیل پرونده و فضای اتاق بایگانی تمام هزینه ها هستند. بعد از انجامسیستم اداری بدون کاغذ، این هزینه ها را می توان حداقل 70 ٪ کاهش داد ، که این نیز سازگار با محیط زیست است.

ما به عنوان یک تولید کننده و تأمین کننده حرفه ای ، ما محصولات با کیفیت بالا را ارائه می دهیم. اگر به محصولات ما علاقه دارید یا سوالی دارید ، لطفا در صورت تمایلبا ما تماس بگیرید